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Charte de l'Association Québécoise de Criminalistique
Charte reliée à l'organisation et aux affaires de l'Association Québécoise de Criminalistique. Ainsi fut promulguée la Charte de l'Association, selon les articles suivants: Article I. INTERPRÉTATIONS Section 1.01 Définitions Dans la présente Charte et tous les autres règlements de l'Association, sauf si le contexte exige autrement: "LOI" désigne la Loi sur les compagnies du Québec et toute loi pouvant s'y substituer par la suite, tenant compte des amendements occasionnels de ladite loi. "CONSEIL" désigne le conseil d'administration de l'Association. "ADMINISTRATEUR" désigne le Président, le Vice-président, le Trésorier, le Directeur de la formation, et le Directeur du recrutement qui sont élus. "MANDATAIRE" désigne le Directeur exécutif, l'Éditeur et toutes personnes qui sont nommées pour un mandat à long terme par le Conseil d'administration. "COMMISSAIRE" désigne le Webmestre et toutes personnes nommées pour un mandat temporaire. "SCRUTATEUR" désigne la personne qui s'assure du bon déroulement et dépouillement du scrutin. "ADJOINT" désigne la personne donnant assistance aux Administrateurs, Mandataires ou autres. "VÉRIFICATEUR" désigne la personne qui vérifie les comptes de l'Association. "LETTRES PATENTES" désigne les lettres patentes constituant l'Association qui peuvent être, de temps à autre, modifiées et complétées par des annexes supplémentaires aux Lettres patentes. "ASSEMBLÉE DES MEMBRES" comprend l'assemblée générale annuelle des membres et une assemblée extraordinaire des membres. "ASSEMBLÉE EXTRAORDINAIRE DES MEMBRES" comprend les séances d'une ou plusieurs catégories de membres, ainsi que des assemblées générales spéciales des membres; les mots au singulier incluant le pluriel et vice versa, les mots du genre masculin incluant le féminin et la neutralité des genres, et les mots désignant des personnes comprennent les particuliers, les sociétés, les partenariats, les fiducies et les organisations non incorporées. Article II. AFFAIRES DE L'ASSOCIATION Section 2.01 Siège social L'endroit au Québec où le siège social de la corporation doit être situé Section 2.02 Sceau Le sceau de l'Association doit prendre la forme ci-dessous illustrée
Section 2.03 Année Fiscale Sauf ordre contraire du Conseil, l'exercice financier de l'Association prend fin le dernier jour du mois de mars de chaque année. Section 2.04 Exécution des transactions Actes, transferts, cessions, contrats, obligations, certificats et autres transactions peuvent être signés au nom de l'Association par deux (2) personnes qui sont le Président ou le Vice-président et le Directeur exécutif ou le Trésorier. En outre, le Conseil peut déterminer, selon son bon vouloir, la manière et la ou les personnes qui sont autorisées à signer ou qui doivent signer certaines transactions particulières ou certaines catégories de transaction. Toute personne autorisée à signer une transaction au nom de l'Association peut y apposer le sceau de l'Association s'y rapportant. Section 2.05 Arrangements Bancaires Les affaires bancaires de l'Association doivent être traitées avec les banques, les sociétés de fiducie ou d'autres entreprises ou sociétés qui pourront de temps à autre être désignées par ou sous l'autorité du Conseil. Ces activités bancaires ou toutes parties de celles-ci doivent être traitées en vertu de ces accords, les instructions et les désignations des pouvoirs que le Conseil décide de prescrire ou d'autoriser. Section 2.06 Règlement administratif Les résolutions du Conseil d'administration qui régissent le fonctionnement de l'Association doivent être codifiées dans le Manuel des règles et procédures de l'Association, qui sera conservé par le Directeur exécutif et mis à la disposition des membres de l'Association. Article III. ADMINISTRATEURS Section 3.01 Nombre d'administrateurs et quorum Les affaires de l'Association sont gérées par son Conseil d'administration. Les Administrateurs sont les représentants des membres, et occupent les postes suivants: Le Président, Le Vice-président; Trésorier, Directeur de la formation, Directeur du recrutement. Parmi les Administrateurs du Conseil d'administration, un seul Administrateur peut résider à l'extérieur du Québec. Tous les autres Administrateurs doivent être résidents du Québec. L'Administrateur non résidant du Québec ne peut pas occuper les postes de Président et Vice-président. QUORUM : Le 2/3 du nombre prescrit d'Administrateurs constitue le quorum pour les réunions du Conseil d'administration. Section 3.02 Qualification Nul ne peut être qualifié comme Administrateur, sauf s'il est membre en bonne et due forme de l'Association et a vingt et un (21) ans ou plus d'âge; cependant, si une personne n'étant pas membre est élue Administrateur, il doit se qualifier en devenant membre dans un délai de dix (10) jours après la date de son élection. Un Administrateur ne peut être élu à plus d'un poste d'Administrateur au cours d'une même année. Section 3.03 Élection et Terme Les Administrateurs doivent être
élus à chaque deux (2) ans, à l'assemblée
générale annuelle des membres. Si un nouveau Conseil d'administration
n'est pas assigné, les Administrateurs en poste restent en fonction
jusqu'à ce que leurs successeurs soient dûment élus.
Les Administrateurs sortants sont éligibles à une réélection
sauf pour la présidence.(Section 4.04 de la Charte) .L'élection
peut se faire à main levée ou par résolution des
membres, sauf si un scrutin est exigé par un membre régulier
et appuyé par un autre membre actif. Un Administrateur doit être destitué ou il peut démissionner de son poste lors de l'avènement d'un des événements suivants: a) si une injonction de la Cour est rendue
contre lui ou s'il se prévaut de la protection en vertu de la
Loi sur la faillite, Une démission du poste d'Administrateur n'annule pas le statut de membre si celui-ci est enregistré comme membre actif de l'Association. Par contre, il devra remettre tout ce qui est relève de ce poste au Président ou au Vice-Président. Section 3.05 Révocation des Administrateurs Pour les raisons évoquées à la section 3.04 de la Charte, le Conseil peut convoquer une assemblée extraordinaire des Administrateurs et par résolution adoptée par au moins les deux tiers (2 / 3) des voix exprimées, destituer tout Administrateur avant l'expiration de son mandat. Le Conseil peut également, par un vote majoritaire, élire une personne à sa place pour le reste de son mandat. Ceci n'affecte en rien son statut de membre à moins qu'il décide de quitter l'Association. Alors, comme tout membre, il n'y aura aucun remboursement financier par l'Association, peu importe la date du départ, et la carte de membre devra être détruite. Section 3.06 Postes vacants Les postes vacants au sein du Conseil peuvent être comblés pour le reste du terme de son mandat, soit par les membres lors d'une assemblée extraordinaire des membres, convoquée par le Conseil à cette fin ou par les Administrateurs en poste, s'ils constituent ensemble " quorum ". Section 3.07 Fréquence des réunions Les réunions du Conseil se tiennent sporadiquement à la demande du Conseil ou du Président ou de deux (2) Administrateurs. Un avis spécifiant l'heure et le lieu de chaque dite réunion doit être donné à chaque Administrateur au moins quarante-huit (48) heures (à l'exclusion du samedi, dimanche et jours fériés) avant le moment où la réunion doit se tenir; cependant, aucun avis de réunion ne sera nécessaire si tous les Administrateurs confirment leur présence ou si les personnes absentes ont renoncé à l'avis ou ont autrement signifié leur consentement à la tenue d'une telle réunion. Section 3.08 Première réunion d'un nouveau Conseil Pourvu qu'un quorum (Section 3.01 de la Charte) des Administrateurs soit déclaré, le Conseil d'administration nouvellement élu doit sans préavis tenir sa première réunion immédiatement après l'assemblée au cours de laquelle les Administrateurs du nouveau Conseil d'administration sont élus. Section 3.09 Réunions régulières Le Conseil peut déterminer un ou des jours au cours d'un ou des mois pour tenir des réunions ordinaires, dont l'endroit et l'heure seront à déterminer. Une copie de toutes convocations du Conseil fixant le lieu et l'heure des réunions régulières du Conseil, sera envoyée à chaque Administrateur immédiatement après avoir été choisis à la suite d'une consultation, mais aucun autre avis ne sera requis pour de telles réunions régulières. Section 3.10 Lieu de la Réunion Les réunions du Conseil se tiendront au siège social de l'Association ou ailleurs au Québec ou, si le Conseil en décide ainsi et si tous les membres absents y consentent, à un endroit hors du Québec. Section 3.11 Présidence Le Président ou, en son absence, le Vice-président qui est Administrateur présidera toute réunion du Conseil d'administration et, si aucun des deux (2) n'est présent, les Administrateurs présents doivent choisir l'un (1) des leurs pour s'acquitter de la présidence. Section 3.12 Disposition des Votes de Gouvernance À toutes les réunions du Conseil d'administration, chaque proposition est acceptée à la majorité des suffrages exprimés ou par les 2/3 des voix exprimées. En cas d'égalité des voix, le Président de la réunion ne doit pas avoir droit à un deuxième vote ou à un droit de veto. Section 3.13 Participation des Administrateurs aux bénéfices Aucun Administrateur ne doit être pénalisé, à cause de son statut d'Administrateur, parce qu'il est en affaire avec l'Association. Aucun contrat ou arrangement entamé par un Administrateur, au nom de l'Association, ou dans lequel se trouve l'intérêt d'un Administrateur, ne doit être refusé pour cette seule raison. En rapport avec les provisions de la loi, les Administrateurs ayant des contrats ou des intérêts dans ces contrats ne peuvent pas être tenus responsables envers l'Association ou ses membres, dans aucun des profits obtenus grâce à ce ou ces contrats ou arrangements, à cause de sa position dans l'Association ou de sa relation monétaire avec l'Association. Section 3.14 Déclaration d'un intérêt Il est du devoir de chaque Administrateur de l'Association qui, de quelque façon que ce soit, est en conflit d'intérêts concernant un contrat ou un arrangement avec l'Association, de déclarer son implication financière dans ce contrat et de s'abstenir d'exercer son droit de vote pour ce qui a trait au contrat ou à l'arrangement en question. Section 3.15 Rémunération Les Administrateurs ne sont pas rémunérés, soit directement ou indirectement, pour agir en tant que tel et ne doivent pas recevoir, directement ou indirectement, aucun avantage de leur position. Les Administrateurs peuvent être acquittés de leurs frais de déplacement et autres frais qu'ils ont engagés en participant à des réunions spéciales convoquées par le Conseil d'administration. Une autorisation de paiement pour les frais encourus doit être votée par le Conseil. Section 3.16 Comités Le Conseil peut, sporadiquement, nommer un comité ou des comités, selon qu'il le juge nécessaire ou approprié à ces fins et avec les pouvoirs qu'il entend. Un comité ainsi mandaté peut formuler ses propres règles de procédure, sous réserve des règlements ou des directives que peut exiger le Conseil tout en étant en conformité avec le Manuel des règles et procédures administratives. Article IV. CONSEIL EXÉCUTIF Section 4.01 Élection des Administrateurs Les membres présents à l'assemblée générale annuelle élisent un Président, un Vice-président, un Trésorier, un Directeur de la formation et un Directeur du recrutement, à la fin de leurs mandats. Section 4.02 Nomination des Mandataires et Commissaires En tout temps, le Conseil d'administration nomme un Directeur exécutif, un Éditeur, un Webmestre et il peut nommer un (1) ou plusieurs Mandataires ou Commissaires selon les besoins du Conseil. Une (1) personne peut détenir plus d'un (1) mandat à la fois. Cependant, les Administrateurs ne peuvent pas exercer les fonctions de Directeur exécutif en plus de leur poste d'Administrateur, sauf lors d'une transition de Mandataire. Par contre, un Administrateur peut occuper les postes d'Éditeur ou de Webmestre. Section 4.03 Conditions d'emploi et de rémunération Les conditions d'emploi et la rémunération des Mandataires et des Commissaires nommés par le Conseil peuvent être révisées par celui-ci en tout temps. Le Conseil d'administration peut destituer de son poste, selon son bon vouloir, tous les Mandataires ou les Commissaires de l'Association, mais cela n'annule pas leur statut de membre s'ils sont enregistrés comme membres actifs de l'Association. Chaque Mandataire ou Commissaire nommé par le Conseil d'administration demeure en fonction jusqu'à ce que son successeur soit nommé. Section 4.04 Président Le Président prend charge de la direction générale et s'occupe de la direction, sous l'autorité du Conseil, de l'organisation et des affaires transactionnelles de l'Association. Il aura tous autres pouvoirs et devoirs que le Conseil peut lui prescrire. Le Président ne peut pas se succéder dans l'exercice de ses fonctions (un (1) seul terme) sauf dans le cas où il complète le mandat non expiré de son prédécesseur ou si aucun autre candidat ne se présente au poste de Président. Section 4.05 Vice-Président Lors d'une absence ou d'une incapacité du Président, le Vice-président doit exercer ses fonctions et ses pouvoirs. Un Vice-président peut avoir d'autres pouvoirs et devoirs que le Conseil ou le Président peut lui prescrire. Section 4.06 Directeur exécutif Le Directeur exécutif doit assister à toutes les réunions des membres et Administrateurs et en être le secrétaire pour inscrire ou faire inscrire dans les livres conservés à cet effet, les procès-verbaux de toutes les procédures; il doit donner ou faire donner, lorsque des instructions à cet effet lui sont transmises, tous les avis aux membres, aux Mandataires, aux Administrateurs, aux Commissaires, aux Vérificateurs, et aux Scrutateurs; il est le gardien du timbre ou dispositif mécanique généralement utilisé pour apposer le sceau de l'Association ainsi que de tous les livres, articles, dossiers, documents et autres instruments appartenant à l'Association, sauf lorsque certains Administrateurs ou Mandataires ou Commissaires ou Vérificateurs ou Scrutateurs ont été nommés à cette fin; et il doit remplir toutes autres fonctions que le Conseil ou le Président peut lui prescrire. Section 4.07 Trésorier Le Trésorier doit tenir les livres de comptes, avec rigueur et exactitude, dans lesquels sont enregistrés tous les revenus et les dépenses de l'Association. Sous la direction du Conseil, il doit contrôler les dépôts d'argent, la garde des titres et les dépenses des fonds de l'Association; il doit rendre au Conseil d'administration, chaque fois que nécessaire, un compte rendu de toutes ses transactions en tant que Trésorier et fournir à l'assemblée générale annuelle, un rapport sur la situation financière de l'Association; il remplit toutes autres fonctions que le Conseil ou le Président peuvent lui prescrire. Section 4.08 Directeur de la formation Le Directeur de la formation est responsable d'assurer le suivi et le contrôle de la qualité des rencontres formatives. Il doit faire les démarches nécessaires pour confirmer les intentions des corps policiers hôte désirant recevoir les activités de formation ou de faire les démarches pour trouver un tel hôte; assurer le respect de certains protocoles de l'Association, faire les démarches pour l'obtention de conférenciers de qualité, et répondre devant le Conseil d'administration des activités de formation dispensées. Le Directeur de la formation peut avoir d'autres pouvoirs et devoirs que le Conseil ou le Président peut lui prescrire. Section 4.09 Directeur du recrutement Le Directeur du recrutement est responsable d'assurer le suivi au niveau de l'adhésion des membres. Il doit être, comme tous les Administrateurs et les Mandataires du Conseil d'administration, un ambassadeur de l'Association auprès des membres actuels et des membres potentiels. Il doit prévoir des plans de recrutement auprès des membres potentiels, préparer des stratégies de recrutement et de rétention des membres, faire le suivi auprès des membres pour régulariser le renouvellement de leurs adhésions et répondre devant le Conseil d'administration des activités de recrutement. Le Directeur du recrutement peut avoir d'autres pouvoirs et devoirs que le Conseil ou le Président peut lui prescrire. Section 4.10 Éditeur L'Éditeur du journal est responsable de produire un journal de qualité sous format PDF, qui présente des informations techniques et scientifiques, ainsi que du matériel relié aux affaires de l'Association et des membres. Le journal doit également contenir un résumé de la dernière rencontre formative. Il devra également assurer la livraison par courriel (courrier électronique) du journal aux membres de l'Association. L'Éditeur peut avoir d'autres pouvoirs et devoirs que le Conseil ou le Président peut lui prescrire. Section 4.11 Devoirs des Mandataires et Commissaires Les devoirs de tous les Mandataires et les Commissaires de l'Association sont tels que conclus dans les termes de leur engagement ou tels que le Conseil ou le Président peut leur prescrire. Aucun des pouvoirs et des devoirs d'un Administrateur ou Mandataire ou Commissaire à qui un adjoint a été attribué ne peuvent être exercés et effectués par cet adjoint, sauf si le Conseil ou le Président en décide autrement. Section 4.12 Variation des obligations En tout temps, le Conseil peut modifier, ajouter ou limiter les pouvoirs et les devoirs de tout Mandataire ou Commissaire. Section 4.13 Commissaires et procureurs Le conseil aura en tout temps le pouvoir de nommer des Commissaires ou des avocats pour l'Association, au Québec ou à l'extérieur du pays, ayant un pouvoir de gestion ou autres (y compris le pouvoir de désigner si jugé nécessaire). Section 4.14 Garanties de Fidélité Le Conseil d'administration peut demander à des Mandataires, employés, Commissaires et adjoints de l'Association, s'il le juge nécessaire, que ces derniers fournissent des garanties de fidélité pour l'accomplissement de leurs devoirs, dont la forme et le gage peuvent être déterminés par le Conseil en tout temps. Article V. PROTECTION DES ADMINISTRATEURS ET DES MANDATAIRES ET COMMISSAIRES. Section 5.01 Limitation de la responsabilité Aucun Administrateur ou Mandataire ou Commissaire de l'Association est responsable des actes, acquittements, négligences ou défauts de tous autres Administrateurs ou Mandataires ou Commissaires ou employés, ou êtres conjointement responsables d'un acquittement ou dans tous autres actes de conformité ou pour toutes pertes, ou dommages ou dépenses subis par l'Association et ayant pour cause l'insuffisance ou l'absence de propriété sur tous biens acquis par ordre du Conseil d'administration pour ou au nom de l'Association, ou pour une insuffisance ou une déficience de titres dans ou sur lesquels tout argent de l'Association a été investi, ou de toutes pertes ou dommages découlant de la faillite, de l'insolvabilité ou d'actes délictueux d'une personne auprès de laquelle des montants, titres ou effets de l'Association ont été déposés, ou de toutes pertes occasionnées par une erreur de jugement ou de supervision de sa part, ou pour toutes autres pertes, ou dommages ou autres malheurs qui arrivent dans l'exécution des fonctions de son mandat ou relativement à celui-ci, sauf si cela se produit suite à sa propre négligence volontaire ou son défaut planifié. Section 5.02 Indemnité Chaque Administrateur et Mandataire et Commissaire de l'Association et leurs héritiers, exécuteurs, administrateurs de succession et de ses effets, doivent respectivement, en tout temps et à tout moment, être indemnisés et tenus à l'écart des fonds de l'Association à l'égard de: A. tous les coûts, frais et dépenses quelconques qu'un Administrateur ou Mandataire ou Commissaire défraie ou encourt dans ou à propos de toute action, poursuite ou procédure judiciaire qui est engagée ou poursuivie contre lui pour ou à l'égard de tout acte, action, question ou chose réalisée, faite ou permise par lui dans ou au sujet de l'exécution des fonctions de son poste, et B. tous les autres coûts, frais et dépenses qu'il défraie ou encourt dans ou au sujet des affaires en rapport à l'Association; exception faite des coûts, frais ou dépenses occasionnés par sa propre négligence volontaire ou son défaut planifié. Article VI. MEMBRES Section 6.01 Membres Les effectifs des membres de l'Association sont constitués par l'incorporation des candidats à l'Association et autres personnes qui sont admissibles à l'adhésion à l'Association par résolution du Conseil. L'adhésion est conditionnelle au paiement d'une cotisation annuelle, à l'évaluation ou à d'autres frais s'il y a lieu. Le Conseil d'administration peut établir différentes classes de membres dont il spécifiera les critères d'admission lors de l'assemblée générale annuelle des membres ou d'une assemblée spéciale des membres. Si plus d'une (1) classe de membre est créée, les droits et conditions de chaque classe, incluant le droit de vote, doivent être spécifiés dans le Manuel des règles et procédures administratives. Section 6.02 Termes d'adhésion L'accréditation d'un membre à l'Association n'est pas transférable et est caduque. Elle cesse d'exister s'il y a défaut de paiement de la cotisation annuelle d'adhésion, le cas échéant, à l'intérieur d'un délai d'un mois, duquel une telle cotisation est due, tel que le Conseil peut l'exiger en tout temps ou pour cause de mortalité ou après la résiliation d'un membre ou lorsqu'un membre cesse d'être considéré comme tel conformément à la Charte de l'Association. Section 6.03 Résiliation Un membre peut résilier son statut de membre par une notification écrite qui prend effet à la livraison de cette dernière et/ou d'une copie de celle-ci au Conseil d'administration, et ce, sans aucun remboursement par l'Association, peu importe la date de la résiliation. La carte de membre doit être détruite. Section 6.04 Destitution Le Conseil peut adopter une résolution autorisant la destitution du membre pour un motif valable au registre des membres de l'Association et ce, sans aucun remboursement par l'Association, peu importe la date de la destitution. Aucune résolution ne doit être prise par le Conseil d'administration sans que le membre en question ait été notifié par écrit de la cause de cette demande d'action disciplinaire et qu'il ait eu l'occasion d'obtenir une audience devant le Conseil pour s'expliquer. Le Conseil doit informer un tel membre de l'acte qui, à leur avis, est impropre ou préjudiciable à l'Association ainsi que l'heure et le lieu de la réunion du Conseil à laquelle le membre en question sera entendu. Cet avis doit être donné au moins une (1) semaine avant cette réunion. Si le membre ne se présente pas à l'audience, il sera considéré comme ayant accepté la décision du Conseil d'administration et les conséquences de celle-ci. Après délibération, le Conseil rendra sa décision. S'il y a destitution, la carte de membre devra être détruite. Article VII. ASSEMBLÉE DES MEMBRES Section 7.01 Assemblée générale annuelle L'assemblée générale annuelle des membres aura lieu chaque année à une date qui sera déterminée par le Conseil ou le Président, afin de présenter les rapports et les déclarations requises par la Loi et pour toutes autres transactions, délibérations et affaires devant être dûment soumises à l'assemblée; ainsi que pour élire les Administrateurs, pour nommer les Vérificateurs de compte, Mandataires ou Commissaires et pour autoriser le Conseil d'administration à fixer leur rémunération. Section 7.02 Assemblées extraordinaires Le Conseil, le Président, ou deux (2) Administrateurs, ont le pouvoir de convoquer une assemblée extraordinaire des membres à tout moment. Section 7.03 Lieu de l'assemblée L'assemblée des membres a lieu au siège social de l'Association ou ailleurs dans la municipalité où le siège social est situé ou, si le Conseil doit en déterminer autrement, à un autre endroit au Québec ou ailleurs. Section 7.04 Avis d'assemblée Un avis mentionnant l'heure et le lieu de chaque assemblée des membres est donné de la manière prévue ci-après au moins dix (10) jours avant le jour où ladite assemblée se tiendra, et ce, à chacun des membres inscrits à la fermeture des bureaux le jour où l'avis est donné. Un avis d'une assemblée extraordinaire des membres doit indiquer la nature générale des questions qui doivent être examinées à la réunion. Les Vérificateurs de l'Association sont en droit de recevoir tous les avis et autres communications relatives à toutes assemblées des membres comme n'importe quel membre est en droit de les recevoir. Section 7.05 Assemblée sans préavis Une assemblée des membres peut avoir lieu à tout moment et sans préavis si tous les membres ayant le droit de vote y sont présents ou représentés par procuration ou par une dispense de préavis, ou autrement. Les membres peuvent consentir à ce qu'une telle réunion ou assemblée se tienne, et que toutes questions qui peuvent être considérées comme d'intérêt pour l'Association soient discutées et votées lors de cette assemblée des membres. Section 7.06 Le Président d'assemblée, le Directeur exécutif et les scrutateurs Le Président ou, en son absence, le Vice-président qui est Administrateur de l'Association, est nommé d'office comme Président de l'assemblée des membres. Si aucun Administrateur n'est présent dans les quinze (15) minutes précédant l'heure fixée pour l'ouverture de l'assemblée, les personnes présentes et ayant le droit de vote choisissent un des leurs comme Président d'assemblée. Si le Directeur exécutif de l'Association est absent, le Président de l'assemblée doit nommer une personne, membre de l'Association, pour agir à titre de secrétaire lors de la séance. Si cela est nécessaire, un (1) ou plusieurs scrutateurs, qui ne sont pas nécessairement membres du Conseil d'administration, peuvent être désignés, par une résolution ou par le Président de l'assemblée avec l'assentiment de l'assemblée, afin de procéder aux élections s'il y a lieu ou encore pour agir comme secrétaire durant la tenue de l'assemblée générale annuelle des membres. Section 7.07 Personnes habilitées à être présentes Les seules personnes ayant le droit d'assister à une assemblée des membres sont d'abord les membres actifs qui ont le droit de voter, les Vérificateurs de l'Association, les Mandataires et les adjoints de ces Mandataires, s'il y a lieu. Certaines personnes qui, malgré le fait qu'ils n'ont pas le droit de vote, (membres partenaires) peuvent exiger en vertu des dispositions de la Loi ou des Lettres patentes ou de la Charte d'être présents à l'assemblée. Toutes autres personnes peuvent être admises sur l'invitation du Président de l'assemblée ou avec le consentement de l'assemblée. Section 7.08 Quorum Le quorum pour la conduite des affaires lors de toute assemblée des membres, sera légitimé par la présence d'un minimum de dix (10) membres ayant tous le droit de vote, en plus des Administrateurs présents. Chaque membre devra s'identifier lors de leur arrivée à l'assemblée pour confirmer le nombre de membres présents dans le registre des minutes. Section 7.09 Droit de Vote À toutes les assemblées des membres, chaque personne aura le droit de vote si cette dernière est, au moment de la séance, enregistrée au registre des membres actifs selon le Manuel des Règles et procédures administratives de l'Association. Section 7.10 Procurations À toutes assemblées des membres, une procuration dûment et clairement présentée par un membre peut le désigner comme étant habilité à exercer, sous réserve des restrictions exprimées dans ladite procuration, les mêmes droits de vote que le membre serait en droit d'exercer s'il était présent à l'assemblée. Un procureur doit être un membre actif. Une procuration doit être faite par écrit et doit être suivie que si, avant le moment du vote, elle est déposée auprès du Directeur exécutif de l'Association au moins 24 heures avant le début de l'assemblée des membres. Section 7.11 Disposition des Votes de Gouvernance À toutes assemblées des membres, chaque proposition est, sauf dispositions contraires imposées par les Lettres patentes ou la Charte de l'Association, déterminée par la majorité des suffrages exprimés sur la question, soit cinquante (50%) pour cent plus un (1). Section 7.12 Vote à main levée Toutes les questions ou les propositions lors d'une réunion des membres doivent être proposées, appuyées par un membre ou un Administrateur du Conseil d'administration et décidées par un vote à main levée, sauf si, avant un vote à main levée, un scrutin est demandé et secondé tel que décrit dans les dispositions ci-après. Lors d'un vote à main levée, toutes les personnes qui sont présentes et habilitées à voter disposent d'une (1) seule voix sauf dans le cas ou un membre détient une procuration acceptée par l'Association, pour représenter un autre membre. Chaque fois qu'un vote à main levée a été enregistré sur une question, à moins qu'un scrutin ne soit demandé ou exigé et secondé, une déclaration du Président de l'assemblée doit être faite statuant que la proposition a été adoptée ou adoptée par une majorité ou non adoptée. Ladite motion sera inscrite au procès-verbal de l'assemblée sans spécifier la proportion des votes enregistrés en faveur ou contre la résolution ou toutes autres procédures concernant ladite question. Le résultat du vote doit refléter la décision des membres sur ladite question. Section 7.13 Scrutins Avant qu'un vote à main levée ait été pris sur une proposition, le Président d'assemblée peut exiger un scrutin. Cependant, toute personne ayant le droit de vote peut demander un scrutin pourvu qu'il soit secondé par un autre membre actif dans sa requête. Un scrutin, si exigé ou demandé et appuyé, doit être effectué selon les normes requises par le Président d'assemblée. Un scrutin peut être annulé à tout moment avant la prise de ce dernier. Lors d'un scrutin, chaque personne aura droit à un (1) vote, sauf dans le cas ou un membre détient une procuration acceptée par l'Association, pour représenter un autre membre. Sous la gouverne du Directeur exécutif, deux (2) scrutateurs seront choisis parmi les membres actifs présents à l'assemblée pour effectuer le dépouillement des votes et officialiser le résultat du scrutin. Le résultat du scrutin sera la décision des membres sur ladite question. Section 7.14 Pas de voix prépondérante En cas d'égalité des voix lors de toute assemblée des membres, soit à main levée ou lors d'un scrutin, le Président de l'assemblée ne doit pas avoir droit à un vote complémentaire ou un droit de veto. Section 7.15 Ajournement Le Président de l'assemblée des membres peut, avec l'assentiment de l'assemblée, et sous réserve des conditions de l'assemblée, décider d'ajourner la séance en tout temps et en tout lieu. Article VIII. AVIS Section 8.01 Méthode pour donner un avis Tout avis (terme qui inclut la communication de tout document) devant être donné, envoyé, remis ou signifié en vertu de la Loi, des Lettres patentes, de la Charte ou autrement à un membre, Mandataire, Commissaire, Administrateur ou Vérificateur est effectivement remis si livré à la dernière adresse de courrier électronique (courriel) enregistrée dans les livres de l'Association ou si envoyé par courrier ordinaire prépayé ou poste aérienne lui étant adressé à la dernière adresse enregistrée dans les livres de l'Association ou s'il est envoyé à sa dite adresse par tous moyens de transmission ou de communication enregistrée. Le Directeur exécutif peut changer l'adresse dans les livres de l'Association de tous membres, Administrateurs, Mandataires, Commissaires ou Vérificateurs en conformité avec toutes informations considérées comme fiables par celui-ci. Une telle remise est réputée avoir été faite quand elle est livrée personnellement ou à l'adresse telle que mentionnée ci-dessus; un avis envoyé par courrier électronique (courriel) est réputé avoir été acheminé lorsqu'il est envoyé dans les normes et qu'un accusé de réception a été reçu de la part des serveurs de courrier électronique; un avis envoyé par la poste est réputé avoir été acheminé lorsqu'il est déposé dans un bureau de poste ou dans la boîte aux lettres publique; et un avis transmis par tous moyens de transmission ou de communication enregistrée, est réputé avoir été acheminé au moment de la livraison à l'entreprise de communication ou à l'agence ou à son représentant pour l'expédition. Section 8.02 Calcul du temps Dans le calcul de la date où le préavis doit être donné à l'avance en vertu des dispositions exigeant un nombre précis de jours de préavis à toutes assemblées, réunions ou tous autres événements, la date d'envoi de l'avis doit être exclue et la date de l'assemblée ou de l'autre événement doit être incluse. Section 8.03 Omissions et erreurs L'omission accidentelle de remettre un avis à un membre, Mandataire, Commissaire, Administrateur ou Vérificateur ou la non-réception d'un avis par un membre, un Mandataire, un Commissaire, un Administrateur ou un Vérificateur ou toutes erreurs dans tout avis n'affectant pas en substance le fond de celui-ci, ne doit pas invalider toutes les mesures ou les décisions prises au cours d'une assemblée ou une réunion tenue suite à cet avis ou tous autres sujets fondés. Section 8.04 Levée de l'Avis Tous membres présents, Administrateurs, ou Mandataires ou Commissaire s ou Vérificateurs peuvent renoncer à tout avis devant leur être remis en application des dispositions de la Loi ou des Lettres patentes ou de la Charte de l'Association. Cette renonciation, qu'elle soit donnée avant ou après l'assemblée ou un autre événement où l'avis doit être donné, doit remédier à tout défaut de donner cet avis. Article IX. VÉRIFICATION DES COMPTES Section 9.01 Nomination et Rémunération Le Conseil d'administration doit, annuellement, nommer un Vérificateur qui vérifiera les comptes de l'Association et qui restera en fonction jusqu'à la prochaine assemblée annuelle, à condition que les Administrateurs puissent combler toute vacance fortuite au poste de Vérificateur. La rémunération du Vérificateur sera fixée par le Conseil d'administration. Article X. CHARTE Section 10.01 Abrogation et modification La Charte de l'Association peut être abrogée ou modifiée par une décision édictée par au moins les deux tiers (2/ 3) ou la majorité des Administrateurs lors d'une réunion du Conseil d'administration et sanctionnée par un vote affirmatif de la majorité soit cinquante (50%) pour cent plus un (1) des membres présents à une assemblée générale annuelle ou extraordinaire dûment convoquée en vue de l'examen de ladite décision. Mise à jour le 15 janvier 2011
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